Payroll in Spanje: Een Gids Voor Werkgevers in Spanje

Dit artikel zal kijken naar hoe Spanje’s payroll-systeem werkt, met inbegrip van de arbeidswetgeving, registratie van werknemers en het betalen van belastingen. Interessant voor mensen die denken aan een bedrijf starten in Spanje, mensen op payroll in Spanje willen zetten of meer willen weten over payroll administratie in Spanje.

Spanje verwelkomt buitenlandse investeringen, met name payroll investeringen in Spanje. Nationale en lokale overheden zijn altijd op zoek om de Spaanse economie te stimuleren. Daarnaast is het vanwege de hoge werkloosheid en de goedkope kosten van levensonderhoud ook zeer aantrekkelijk om als buitenlands bedrijf in Spanje aanwezig te zijn.

Wetgeving inzake werkgelegenheid in Spanje

Er is veel regelgeving op het gebied van arbeidsrecht in Spanje. De Arbeidsnormenwet/Werkloosheidswet in Spanje is streng, en de overheid controleert regelmatig. Daarom is het van essentieel belang dat u als bedrijf in Spanje de juiste arbeidswetten en -procedures volgt wanneer u werknemers in dienst neemt of ontslaat.

Collectieve arbeidsovereenkomsten

Soms worden arbeidsovereenkomsten tot stand gebracht met collectieve arbeidsovereenkomsten, bekend als de “Convenio Colectivo”. Deze verdragen bevatten normen voor arbeidsvoorwaarden, zoals minimumloon, maximale arbeidstijd en betaalde vakantiedagen, die de loonstructuur van Spanje aanzienlijk hebben beïnvloed.

Collectieve bedrijfsakkoorden worden op bedrijfsniveau of op het niveau van de nationale industrie gesloten door de vakbonden en werkgeversorganisaties. Deze overeenkomsten zijn wettelijk bindend voor alle ondernemingen die deze overeenkomsten hebben gesloten.

Vaak maken de vakbonden groepen op basis van de beroepsgroep of het beroep of de bijbehorende bijdragen.

Minimumloon

De regering stelt het minimumloon van het land vast. Het salaris van werknemers is de afgelopen jaren aanzienlijk gestegen en bedraagt vanaf 2020 €1108 per maand (ongeveer £990, $1250).

Ontslagvergoeding

Ontslagen personeel heeft recht op een vergoeding van 20 dagen voor elk gewerkt jaar, met een maximum van 12 maandelijkse betalingen. Dit recht op een ontslagvergoeding geldt ook als een werknemer niet instemt met een ingrijpende wijziging van zijn arbeidsovereenkomst of een langdurige verhuizing van zijn standplaats.

Werkuren

De normale werktijden in Spanje lopen van 9.00 tot 17.30 uur en werknemers hebben recht op een pauze van ten minste 30 minuten gedurende de dag. Werknemers in Spanje mogen maximaal 80 uur per jaar overwerken, maar in bepaalde bedrijfstakken en situaties zijn er uitzonderingen op deze regel.

Vakantie

Werknemers hebben recht op vrije tijd op hun nationale feestdag. Er zijn tien nationale feestdagen in Spanje per jaar en andere lokale feestdagen die verschillende delen van Spanje erkennen. Een voltijdse werknemer krijgt elk jaar 22 dagen betaalde vakantietijd, wat gelijk staat aan 30 kalenderdagen. Ze kunnen het in één keer opnemen of verdelen zoals ze willen volgens de Spaanse arbeidswetgeving, maar ten minste één vakantieperiode moet twee weken lang zijn.

Vaderschapsverlof en vaderschapsverlof

Mannen en vrouwen hebben recht op 16 weken betaald verlof als er een pasgeborene is. Voor tweelingen loopt dit op tot 18 weken; voor drielingen is het 20 weken. Er is ook een extra periode van twee weken voor kinderen met een handicap.

Ziekteverlof in Spanje

Standaard ziekteverlof in Spanje: 1-3 dagen (3 dagen) zonder loon tenzij de werkgever akkoord gaat met dekking, 4-20 dagen tegen 60% van de werknemersbijdragen basis betaald door de werkgever, 21 dagen of meer tegen 75% betaald door de sociale zekerheid.

Ziekteverlof met ingang van 11 maart 2020, de Spaanse regering heeft een spoedeisend Koninklijk Besluit goedgekeurd dat bepaalt dat deze verloven vanaf de eerste dag van afwezigheid ten laste van de staat komen (75% van de basis), zodat werkgevers deze niet op hun kosten of niet volledig hoeven te dekken.

Belastingen en Spaanse lonen

De belastingtarieven kunnen per regio aanzienlijk verschillen. In dit verband moeten salarisafdelingen de toepasselijke regelgeving begrijpen. Als u een buitenlands bedrijf bent, moet u vertrouwd raken met de belangrijkste belastingen in Spanje, waaronder: inkomstenbelasting, sociale premies, BTW, en vennootschapsbelasting.

De belastingen in Spanje verschillen in de 17 verschillende regio’s. Het kan voor lokale en buitenlandse bedrijven een ontmoedigend proces zijn om ervoor te zorgen dat de salarisadministratie en HR van uw bedrijf aan de regels blijven voldoen.

Loon-/ en socialezekerheidsbijdragen

De belastingwetgeving in Spanje verplicht werkgevers om belasting en sociale premies in te houden op het loon van werknemers.

Bedrijven moeten het contract van elke werknemer laten registreren bij de socialezekerheidsinstanties en de nationale dienst voor arbeidsbemiddeling. Werknemers moeten binnen tien dagen na de indiensttreding van de werknemer worden geregistreerd bij de openbare dienst voor arbeidsbemiddeling.

De precieze belastingen hangen voornamelijk af van de belastbare maandelijkse betalingen, en zowel Spaanse werknemers als werkgevers moeten socialezekerheidsbijdragen betalen. Werkgevers en werknemers delen de belastingdruk van de socialezekerheidsbijdragen. De werknemersbijdrage bedraagt 6,35 tot 6,40 procent van het brutosalaris, terwijl de werkgeversbijdragen ongeveer 31 tot 33 procent van dit bedrag bedragen. De middelen worden in het openbare verzekeringsstelsel gestort en voor verschillende doeleinden gebruikt, zoals ziekte, ongeval, moederschap, pensionering en werkloosheid.

Inkomstenbelasting voor werknemers

De inkomstenbelasting voor werknemers is progressief in Spanje, met tarieven die variëren van 19% tot 45%. Hoeveel inkomstenbelasting de werknemer moet betalen, hangt af van het jaarinkomen en de autonome regio waar de belastingplichtige woont. Zo is het tarief van de inkomstenbelasting voor werknemers die in Andalusië wonen, lager dan in Madrid.

Hieronder volgen de huidige schijven van de inkomstenbelasting voor werknemers:

• 19%: € 0 – € 12.450
• 24%: € 12.450 – € 20.200
• 30%: € 20.200 – € 35.200
• 37%: €35.200 – €60.000
• 45%: meer dan 60.000 euro

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het innen en inhouden van de inkomstenbelasting voor hun werknemers. Zij moeten de ingehouden bedragen vóór de 20e aan de schatkist afdragen. Inkomstenbelasting is van toepassing op alle soorten inkomens die worden betaald in de vorm van salaris, onroerend goed, contanten en financiële activa. Werkgevers moeten ook formulier 111, getiteld “IRPF-inhouding aan de bron”, invullen en bij het ministerie van Financiën indienen.

Inkomstenbelastingaangifte door werknemers

Zoals eerder besproken, bent u, wanneer u werknemers in Spanje heeft, wettelijk verplicht om belastbare inkomsten in te houden die aan hun werknemers verschuldigd zijn. De noodzakelijke inhoudingen schatten de uiteindelijk verschuldigde belasting op basis van de vorige definitieve aangifte. Bedrijven moeten de belastingdienst maandelijks of per kwartaal betalen.

Werknemers moeten hun inkomensaangifte definitief maken in de periode na het einde van het jaar en moeten het verschil betalen of ontvangen. De uiterste datum voor het indienen van uw belastingaangifte voor het voorgaande jaar is 30 juni van het volgende jaar.

Niet-ingezeten werknemers

In het geval van het inhuren van niet-ingezetenen in Spanje, zal er een vast belastingtarief zijn op het verdiende inkomen. Wanneer een werknemer niet 183 per jaar in Spanje verblijft, wordt hij als niet-ingezetene beschouwd en zal hij een andere inkomstenbelasting betalen.

In het algemeen is het tarief van de bronbelasting voor niet-ingezetenen vastgesteld op 24 procent. Als u echter uit de EU of de EER komt, is de bronbelasting die van toepassing is 19 procent.

Uw bedrijf registreren voor payroll

Er zijn twee manieren om uw werknemers te registreren voor de loonlijst. U kunt een Spaans bedrijf oprichten en toetreden tot het sociale zekerheidssysteem om de loonlijst voor werknemers te beheren of uw reeds buitenlandse bedrijf registreren bij het sociale zekerheidskantoor. Indien u hulp wenst bij uw loonadministratie en de registratie van uw bedrijf, kunt u contact met ons opnemen voor loonadministratie diensten.

Wanneer u een buitenlander bent en werknemers wilt registreren op een bedrijf in Spanje. De basisstappen om daar te komen zijn:

1. Zorg dat u een individueel fiscaal nummer krijgt

Als buitenlander heeft u een NIE nummer nodig dit nummer. Dit nummer is nodig om bankrekeningen te openen, te werken en bedrijven op te richten in Spanje.

2. Verkrijg een fiscaal identificatienummer voor het bedrijf

Uw bedrijf zal een NIF nummer nodig hebben. Dit fungeert als het BTW-nummer voor het bedrijf.

3. Registreer het bedrijf bij de plaatselijke Kamer van Koophandel (Registro Mercantil)

Bij de oprichting van het bedrijf moet u de oprichtingsakte en de statuten bij een notaris laten ondertekenen.

4. Registreer de vennootschap voor de vennootschaps- en inkomstenbelasting

De volgende stap is het registreren van de vennootschap bij het belastingkantoor. Hiermee bent u verplicht de vereiste belastingen voor uw bedrijfsactiviteiten te betalen.

5. Verkrijgen van toestemming om werknemers in dienst te nemen

Er is toestemming van de overheid nodig om werknemers in dienst te nemen. Uw bedrijf moet aan de eisen voldoen om werknemers in dienst te mogen hebben, en daarom zal de overheid een controle uitvoeren.

6. Registreer werknemers bij de sociale zekerheid

Nadat u de controle hebt doorstaan, kunt u online een formulier invullen om werknemers bij de sociale zekerheid in te schrijven en ze in Spanje op de loonlijst te zetten.

Loonlijstdiensten in Spanje

Op SpainDesk, zullen wij u helpen navigeren door de belastingen in Spanje. Ons gekwalificeerde team werkt nauw samen met klanten om ervoor te zorgen naleving en leveren loon nauwkeurig en op tijd. Wij beheren alle aspecten van de salarisadministratie, met inbegrip van uitkeringen, inhoudingen, en sociale zekerheid betalingen. Onze payroll outsourcing diensten zijn ideaal om volledige werkgelegenheid en payroll compliance te garanderen.

Payroll-diensten die wij aanbieden zijn:

• Spaanse arbeidscontracten
• Behandeling van salarisbetaling
• Loonlijstverwerking
• Handling van sociale zekerheidsbijdragen
• Belastingaangiften en administratie
• Belasting- en arbeidsrecht

Toegang door experts

Als ondernemer of manager wilt u een payrollprovider inhuren met diepgaand inzicht in de wet- en regelgeving op het gebied van payroll, inclusief complexe loonbelastingvraagstukken. Bij ons krijgt u dit. Wij weten hoe de Spaanse arbeidswetgeving werkt, en onze diensten zijn vooral essentieel voor bedrijven die in meerdere jurisdicties werken.

Geef prioriteit aan uw core business

Payroll hoeft geen kerntaak van uw bedrijf in Spanje te zijn. In dit opzicht helpen wij bedrijfseigenaren meer tijd en middelen te besteden aan activiteiten die inkomsten genereren. SpainDesk neemt effectief de controle over uw salarisverwerking, en dus kunt u zich meer richten op uw kernactiviteiten, met name klantenservice, verkoop en marketing.

Naleving van wet- en regelgeving

Voldoen aan wet- en regelgeving is geen optie voor bedrijven, zeker niet als er buitenlandse overheden bij betrokken zijn. Als bedrijfseigenaar of manager wilt u voorkomen dat u in overtreding bent met de wet, aangezien dit zeer kostbaar kan zijn, ongeacht de grootte van uw bedrijf. Bij SpainDesk zorgen wij ervoor dat uw bedrijf voortdurend op de hoogte is van alle relevante arbeids-, belasting-, immigratie- en bedrijfswetgeving.

Het is vermeldenswaard dat de wettelijke en compliance-eisen over payroll zeer complex en ontmoedigend kunnen zijn, vooral wanneer u internationaal actief bent. Door payroll uit te besteden aan SpainDesk, verzekert u zich ervan dat payroll taken effectief worden afgehandeld door een gekwalificeerd team met kennis van lokale, regionale en nationale wet- en regelgeving.

SpainDesk is er trots op bedrijven in Spanje te helpen boetes en onnodige audits te voorkomen die worden veroorzaakt door niet-naleving. Wij zijn voortdurend op de hoogte van de veranderende payroll-wetgeving in Spanje.

Contact SpainDesk

Blijf compliant als het gaat om payroll en human resource-gerelateerde diensten in Spanje. Wij zullen ervoor zorgen dat uw Spaanse expansie naadloos en probleemloos verloopt als u een buitenlandse entiteit bent. Contacteer ons voor meer informatie over onze diensten of ontvang een offerte op maat voor uw bedrijf. SpainDesk biedt concurrerende prijzen, dus u hoeft de bank niet te breken!

Veel gestelde vragen

Hieronder vindt u een aantal veelgestelde vragen over payroll in Spanje.

Hoe zit het met de loonbelasting in Spanje?

Wanneer u werkt in Spanje, wordt de loonbelasting gesplitst tussen de werkgever en de werknemer. De werkgever houdt echter een bepaald percentage voor deze belastingen op het loon van zijn werknemers. De loonbelasting werkt volgens een progressief tarief (afhankelijk van uw inkomensniveau).

Wat is de loonbelasting in Spanje?

Zoals in de meeste landen bestaat de Spaanse loonbelasting uit verschillende elementen waarmee werknemers en overheidsuitkeringen worden betaald. Er is een standaard inhouding op uw jaarlijkse salarisformulier, en andere inhoudingen voor pensioenverzekering en ziektekostenverzekering, onder andere.

Wanneer wordt het salaris in Spanje uitbetaald?

In het algemeen wordt het salaris elke maand uitbetaald. Het kan echter ook wekelijks of tweewekelijks zijn, afhankelijk van de arbeidsovereenkomst. De betaaldatum kunt u het beste in de arbeidsovereenkomst vermelden.

Hoe neem ik internationale mensen in dienst iemand in Spanje?

Eerst moeten ze een NIE-nummer krijgen. Daarna moet u een registratieformulier invullen bij het Arbeidsbureau. De derde stap is de registratie van de werknemers bij het socialezekerheidsstelsel. Het is voor bedrijven die buitenlanders in dienst nemen van vitaal belang te weten hoe zij met de loonbelasting in Spanje moeten omgaan. Als u wilt dat wij u helpen. Neem contact met ons op en wij sturen u een offerte.

Moet ik mijn bedrijf in Spanje laten registreren om werknemers in Spanje te hebben?

Nee, u kunt ook werknemers in dienst nemen in Spanje door uw buitenlandse bedrijf te laten registreren bij het bureau voor sociale zekerheid. Wij kunnen u hierbij assisteren.

Wat is het CCC-nummer in Spanje?

De code is een cijfercombinatie van elf cijfers die aan elk bedrijf wordt toegekend met het oog op de betaling van de sociale zekerheid. De Algemene Sociale Zekerheidskas (TGSS) gebruikt deze code om werkgevers te identificeren.

Wat is het NIE nummer?

Het NIE nummer is het Spaanse fiscale identificatienummer voor buitenlanders. Als u van plan bent om een bedrijf te starten in Spanje, heeft u het nodig.

Moet u als werknemer aan het eind van het jaar belastingaangifte doen?

Ja, de naam is van de jaarlijkse inkomstenaangifte voor werknemers ‘Declaración de Renta’.

Kan ik iemand in Spanje op de loonlijst zetten zonder hem als werknemer aan te melden?

Nee, maar als de persoon die u in Spanje wilt aanwerven als zelfstandige gaat werken (Autonomo). U kunt ze inhuren zonder dat u sociale premies, loonbelasting en contracten hoeft in te houden. Ze zullen echter wel zelf sociale bijdragen moeten betalen, en andere Autonomo Belastingen.

Heb ik een NIF nodig als ik werknemers wil aannemen in Spanje?

Als uw bedrijf economische activiteiten in Spanje heeft, heeft u een NIF-nummer nodig om belastingaangifte te kunnen doen. Het NIF-nummer (Número de Identificação Fiscal) voor beperkte vennootschappen functies is het VAT-nummer in Spanje. Het document verschaft identificatie aan de belastingautoriteiten. Het nummer bestaat uit een letter en acht cijfers. Voorheen heette het NIF-nummer het CIF-nummer.

Wat is de SEPE?

Het SEPE is de Spaanse nationale openbare arbeidsbemiddelingsdienst. Het is een beleidspakket dat structuren, maatregelen en acties omvat om de werkgelegenheid in de hele staat te bevorderen.

Wanneer er een arbeidsongeval heeft plaatsgevonden, moet ik dat dan melden?

Ja, wanneer u in Spanje iemand op de loonlijst hebt staan en er een arbeidsongeval plaatsvindt, moet u het papierwerk met betrekking tot het arbeidsongeval invullen via een online proces dat bekend staat als het Sistema Delt@.

Hoe communiceer ik sociale zekerheidsdocumenten aan de Algemene Schatkist van Sociale Zekerheid in Spanje?

De communicatie verloopt via de verzendingsmodus RED Direct. Via dit systeem moeten bedrijven aan hun verplichtingen inzake sociale zekerheid voldoen.

Een woordje van SpainDesk

Payroll in Spanje is zonder de hulp van een deskundige een moeilijk terrein. Buitenlandse bedrijven met iemand op de loonlijst in Spanje wordt aangeraden professioneel advies in te winnen. Wij helpen buitenlandse bedrijven die in Spanje gevestigd zijn om hun payroll uitdagingen op te lossen. Wij bieden een complete service van bedrijfsoprichting en belastingaangiften tot aan aanwerving. Als u op zoek bent naar informatie over payroll in Spanje of payrolldiensten, neem dan vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe we u kunnen helpen.

Disclaimer: De informatie op deze pagina kan onvolledig of verouderd zijn. De vermelde informatie mag in geen geval worden beschouwd als professioneel juridisch advies. Wij raden u ten zeerste aan advies in te winnen van een juridisch deskundige indien u niet beschikt over uitgebreide kennis of ervaring met de procedures die in deze artikelen worden beschreven.