Facturas en España: Tipos, formatos, normativa y más

Las facturas en España son una parte importante para que las autoridades fiscales españolas mantengan el control de los pagos de impuestos de las empresas. Documentan los ingresos y los gastos de una empresa y desempeñan un papel fundamental en las declaraciones de impuestos. Las facturas son también una valiosa fuente de información para las empresas. Pueden ayudar a hacer un seguimiento de los patrones de gasto, identificar áreas en las que se pueden reducir los costes y evaluar la rentabilidad de productos o servicios individuales.

Las facturas son una parte esencial de los negocios y deben manejarse con cuidado para garantizar que se incluya toda la información necesaria. En este artículo encontrará información sobre la tramitación de facturas en España.

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¿Qué es una factura?

Una factura es el registro que hace un vendedor de los bienes o servicios vendidos, el dinero que se debe por ellos y cualquier tasa o impuesto adicional que deba pagarse. La palabra española para la factura es «factura».

Qué debe figurar en la factura española

Si operas un negocio en España, debes incluir cierta información básica en tu factura, como:

Nombre de la empresa
Información de contacto (dirección del comprador y del vendedor)

Número de identificación fiscal
Número único de factura
Fecha de la factura
Fecha de vencimiento del pago y cualquier otra condición de pago

Formas de pago aceptables

Descripción de los bienes adquiridos y servicios prestados, incluyendo el precio y la cantidad
Importe del IVA
Importe total

Debe mostrar el número de identificación del IVA de sus clientes si exporta bienes o servicios a un Estado miembro de la UE.

La factura simplificada

Las facturas pueden ser simplificadas en ciertos casos (también conocidas como tickets, notas de crédito y recibos). Las facturas simplificadas pueden crearse cuando no se factura a una empresa o empresario, y en las siguientes situaciones:

¿Cuándo se pueden utilizar las facturas simplificadas?

Las facturas simplificadas sólo se utilizan cuando no estás realizando operaciones comerciales con empresas o empresarios. Sólo puedes utilizarlas con particulares y en las siguientes situaciones:

Importe inferior a 400 euros: Cuando el importe de la factura es inferior a 400 euros, se puede emitir la factura en un formato que se considera recibo.

Factura rectificativa: Las facturas rectificativas se crean cuando se necesita realizar cambios en una factura previamente enviada. Este tipo de factura se debe utilizar cuando se cambia el alcance o la cantidad de bienes o servicios, o si se modifican los precios, se hacen adiciones, se aplican descuentos, se cambian los impuestos, etc. Estas facturas deben incluir información sobre la factura original y las correcciones de la misma.

Empresas con las siguientes actividades específicas: El importe de la factura no supera los 3.000 euros (IVA incluido) y son una de en las siguientes categorías:

Venta y servicios al por menor

Venta o servicios de una ambulancia

Venta o servicios en el domicilio del consumidor
Servicios de transporte de personas o equipajes

Servicios de clubes, hoteles y restaurantes

Servicios de telefonía como cabinas telefónicas o uso de tarjetas
Peluquerías, escuelas de belleza, tintorerías y lavanderías
Calles de peaje, instalaciones deportivas y aparcamientos

Servicios relacionados con el alquiler de películas fotográficas y el revelado de fotografías

Qué debe contener una factura simplificada española

La factura simplificada debe contener la misma información que una factura normal. La diferencia es que no es necesario registrarla en la Agencia Tributaria española.

Número de factura/serie

Fecha de emisión
Fecha de la factura
Su número de identificación fiscal
Descripción de la mercancía expedida o del servicio prestado
Importe del IVA
Importe total

Su número de identificación fiscal

El número de identificación fiscal en España es un elemento clave para que las autoridades fiscales puedan controlar el pago de impuestos de las empresas. Es un requisito importante. Cuando creas una empresa en España, la legislación española te obliga a estar registrado a efectos del IVA.

Este número de identificación fiscal se llama Número de Identificación Fiscal o NIF en español. Este número ayuda al seguimiento de las compras y gastos de las empresas a efectos fiscales tanto a nivel nacional como internacional.

Legislación española sobre el IVA

Según la legislación española sobre el IVA, los sujetos pasivos pueden deducir el IVA soportado del IVA repercutido. También se les permite retener el IVA soportado en las compras de bienes o servicios que se relacionan directamente con su producción imponible.

Devolución del IVA y declaración de impuestos

Junto a esto, puede solicitar la devolución del iva si no está obligado a pagarlo en España. Por ejemplo, las devoluciones de IVA se pueden hacer cuando no se está registrado como sujeto pasivo en España. Para deducir el IVA o las devoluciones de IVA, es necesario tener las facturas que ha producido o recibido.

Facturas electrónicas a organismos públicos

Si trabaja para la Administración española, debe presentar una factura electrónica. Una factura electrónica es lo mismo que una factura en papel, sólo que se traslada al cliente en formato electrónico.

Período mínimo de conservación

En España, estás obligado a conservar las facturas durante un mínimo de 5 años. Transcurrido este tiempo, pueden destruirse o reciclarse. Es posible que las autoridades fiscales le pidan que envíe copias de sus facturas españolas para comprobar si sus declaraciones fiscales son correctas.

Unas palabras de SpainDesk

Las empresas deben presentar facturas para todas las transacciones, y estas facturas deben incluir cierta información como la fecha, el importe del IVA y el importe total. Además, las empresas deben conservar copias de todas las facturas durante un mínimo de 5 años.

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