Facturen in Spanje: Soorten, voorschriften en meer

Facturen in Spanje zijn een belangrijk onderdeel voor de Spaanse belastingautoriteiten om controle te houden over de belastingbetalingen van bedrijven. Zij documenteren de inkomsten en uitgaven van een bedrijf en spelen een belangrijke rol bij belastingaangiften. Facturen zijn ook een waardevolle bron van informatie voor bedrijven. Zij kunnen helpen uitgavenpatronen te volgen, gebieden te identificeren waar de kosten kunnen worden verlaagd, en de winstgevendheid van afzonderlijke producten of diensten te beoordelen.

Facturen zijn een essentieel onderdeel van het zakendoen en moeten met zorg worden behandeld om ervoor te zorgen dat alle vereiste informatie wordt opgenomen. In dit artikel vindt u informatie over factuurverwerking in Spanje.

Wat is een factuur?

Een factuur is een overzicht van de verkochte goederen of diensten, het daarvoor verschuldigde bedrag en eventuele bijkomende kosten of belastingen die moeten worden betaald. Het Spaanse woord voor de factuur is “factura”.

Wat moet er op de Spaanse factuur staan

Als u een bedrijf runt in Spanje, moet u bepaalde basisgegevens op uw factuur vermelden, zoals:

• Bedrijfsnaam
• Contactgegevens (adres koper en verkoper)
• Belastingidentificatienummer
• Eigen factuurnummer
• Factuurdatum
• Datum waarop de betaling verschuldigd is en eventuele andere betalingsvoorwaarden
• Acceptabele vormen van betaling
• Beschrijving gekochte goederen en geleverde diensten, inclusief prijs en hoeveelheid
• BTW-bedrag
• Totaalbedrag

U moet het btw-identificatienummer van uw afnemers vermelden als u goederen of diensten naar een EU-lidstaat uitvoert.

De vereenvoudigde factuur

In bepaalde gevallen kunnen facturen worden vereenvoudigd (ook bekend als tickets, creditnota’s en ontvangstbewijzen). Vereenvoudigde facturen kunnen worden aangemaakt wanneer u geen factuur stuurt aan een bedrijf of ondernemer, en in de volgende situaties:

Wanneer kunt u vereenvoudigde facturen gebruiken?

Vereenvoudigde facturen worden alleen gebruikt wanneer u geen zakelijke transacties verricht met bedrijven of ondernemers. U kunt ze alleen gebruiken met particulieren, en in de volgende situaties:

Aantal minder dan 400 euro: Wanneer het factuurbedrag minder dan 400 euro bedraagt, kan de factuur worden uitgereikt in een formaat dat als ontvangstbewijs wordt beschouwd.

Corrigerende factuur: Corrigerende facturen worden aangemaakt wanneer u wijzigingen moet aanbrengen in een eerder verzonden factuur. Dit type factuur moet worden gebruikt wanneer de omvang of hoeveelheid van goederen of diensten wordt gewijzigd, of wanneer prijzen worden gewijzigd, aanvullingen worden gedaan, kortingen worden toegepast, belastingen worden gewijzigd, enz. Deze facturen moeten informatie bevatten over de oorspronkelijke factuur en de correcties daarop.

Ondernemingen met de volgende specifieke activiteiten: Het bedrag van de factuur is niet hoger dan 3000 euro (inclusief BTW) en behoren tot een van de volgende categorieën:

• Detailhandel en dienstverlening
• Verkoop of diensten van een ambulance
• Verkoop of diensten bij de consument thuis
• Diensten van vervoer van personen of bagage
• Clubs, hotels en restaurantdiensten
• Telefoniediensten zoals telefooncellen of kaartgebruik
• Kappers, schoonheidssalons, stomerijen en wasserijen
• Tolwegen, sportfaciliteiten en parkeergelegenheid
• Diensten in verband met foto’s filmverhuur en ontwikkeling van foto’s.

Wat moet er op een vereenvoudigde Spaanse factuur staan

De vereenvoudigde factuur moet dezelfde informatie bevatten als een normale factuur. Het verschil is dat deze niet hoeft te worden geregistreerd bij de Spaanse belastingdienst.

• Factuurnummer/reeks
• Datum van uitgifte
• Datum van de factuur
• Uw fiscaal identificatienummer
• Beschrijving van de verzonden goederen of verleende dienst
• BTW-bedrag
• Totaalbedrag

Uw fiscaal identificatienummer

Het fiscaal identificatienummer in Spanje is een belangrijk element voor de belastingautoriteiten om de betalingen van de bedrijfsbelasting te controleren. Het is een belangrijke vereiste. Wanneer u een bedrijf opricht in Spanje bent u volgens de Spaanse wetgeving verplicht om BTW geregistreerd te zijn.

Dit fiscale nummer heet het Número de Identificação Fiscal of NIF in het Spaans. Dit nummer helpt bij het traceren van de aankopen en uitgaven van bedrijven voor fiscale doeleinden, zowel in eigen land als internationaal.

Spaanse BTW-wetgeving

Volgens de Spaanse BTW-wetgeving mogen belastingplichtigen hun voorbelasting aftrekken van hun af te dragen BTW. Zij mogen ook alle voorbelasting inhouden die zij hebben betaald over aankopen van goederen of diensten die rechtstreeks verband houden met hun belastbare output.

BTW-teruggaven en belastingaangiften

Daarnaast kunt u om btw-teruggave verzoeken als u in Spanje geen btw hoeft te betalen. Zo kunt u bijvoorbeeld btw terugvragen als u in Spanje niet als belastingplichtige bent geregistreerd. Om de btw af te trekken of btw terug te vragen, moet u beschikken over de facturen die u hebt opgesteld of ontvangen.

Elektronische facturen aan overheidsinstanties

Als u voor de Spaanse overheid werkt, moet u een e-factuur indienen. Een elektronische factuur is hetzelfde als een papieren factuur, alleen wordt deze in elektronisch formaat naar de klant gestuurd.

Minimale bewaartermijn

In Spanje bent u verplicht facturen minimaal 5 jaar te bewaren. Na deze periode kunnen ze worden vernietigd of gerecycled. De belastingdienst kan van u eisen dat u kopieën van uw Spaanse facturen opstuurt om te controleren of uw belastingaangiften correct zijn.

Een woord van SpainDesk

Bedrijven moeten facturen maken voor alle transacties, en deze facturen moeten bepaalde informatie bevatten zoals de datum, het BTW-bedrag, en het totaalbedrag. Bovendien moeten bedrijven kopieën van alle facturen minimaal 5 jaar bewaren.

Bij SpainDesk kunnen we u helpen bij het opzetten van een boekhoudsysteem dat voldoet aan de Spaanse eisen. We kunnen u ook helpen bij het opzetten van uw bedrijf in Spanje en het indienen van uw Spaanse belastingaangiften. Neem vandaag nog contact met ons op om aan de slag te gaan.