Rechnungen in Spanien: Arten, Formate, Vorschriften und mehr

Rechnungen in Spanien sind für die spanischen Steuerbehörden ein wichtiger Bestandteil, um die Steuerzahlungen von Unternehmen zu kontrollieren. Sie dokumentieren die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens und spielen eine wichtige Rolle bei der Steuererklärung. Rechnungen sind auch eine wertvolle Informationsquelle für Unternehmen. Sie können helfen, Ausgabenmuster zu verfolgen, Bereiche zu ermitteln, in denen Kosten gesenkt werden können, und die Rentabilität einzelner Produkte oder Dienstleistungen zu beurteilen.

Rechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit und sollten mit Sorgfalt behandelt werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind. In diesem Artikel finden Sie Informationen über die Rechnungsbearbeitung in Spanien.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Aufzeichnung des Verkäufers über die verkauften Waren oder Dienstleistungen, den dafür geschuldeten Betrag und eventuell zu zahlende zusätzliche Gebühren oder Steuern. Das spanische Wort für die Rechnung ist „factura“.

Was sollte auf einer spanischen Rechnung stehen

Wenn Sie ein Unternehmen in Spanien betreiben, müssen Sie bestimmte grundlegende Informationen auf Ihrer Rechnung angeben, wie z. B.:

• Firmenname
• Kontaktinformationen (Adresse Käufer und Verkäufer)
• Steueridentifikationsnummer
• Einzige Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum der Zahlung und sonstige Zahlungsbedingungen
• Zulässige Zahlungsarten
• Beschreibung der erworbenen Waren und erbrachten Dienstleistungen, einschließlich Preis und Menge
• Mehrwertsteuer-Betrag
• Gesamtbetrag

Sie müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihrer Kunden angeben, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen in einen EU-Mitgliedstaat exportieren.

Die vereinfachte Rechnung

In bestimmten Fällen können Rechnungen vereinfacht werden (auch bekannt als Tickets, Gutschriften und Quittungen). Vereinfachte Rechnungen können erstellt werden, wenn Sie keine Rechnung an ein Unternehmen oder einen Unternehmer stellen, sowie in den folgenden Situationen:

Wann können Sie vereinfachte Rechnungen verwenden?

Vereinfachte Rechnungen werden nur verwendet, wenn Sie keine Geschäfte mit Firmen oder Unternehmern abwickeln. Sie können sie nur mit Privatpersonen und in den folgenden Situationen verwenden:

Betrag unter 400 Euro: Wenn der Rechnungsbetrag weniger als 400 Euro beträgt, kann die Rechnung in einem Format ausgestellt werden, das als Quittung gilt.

Korrekturrechnung: Korrekturrechnungen werden erstellt, wenn Sie Änderungen an einer bereits versendeten Rechnung vornehmen müssen. Diese Art von Rechnung muss verwendet werden, wenn der Umfang oder die Menge von Waren oder Dienstleistungen geändert wird, oder wenn Preise geändert werden, Ergänzungen vorgenommen werden, Rabatte angewendet werden, sich die Steuern ändern, usw. Diese Rechnungen müssen Informationen über die ursprüngliche Rechnung und deren Berichtigungen enthalten.

Unternehmen mit den folgenden spezifischen Tätigkeiten: Der Rechnungsbetrag übersteigt nicht 3000 Euro (inkl. MwSt.) und gehören einer der folgenden Kategorien an:

• Einzelhandelsverkauf und Dienstleistungen
• Verkauf oder Dienstleistungen eines Krankenwagens
• Verkauf oder Dienstleistungen in der Wohnung des Verbrauchers
• Beförderung von Personen oder Gepäck
• Klubs, Hotels und Restaurantdienstleistungen
• Telefondienstleistungen wie Telefonkabinen oder Kartennutzung
• Frisörsalons, Kosmetikschulen, Reinigungen und Wäschereien
• Mautstraßen, Sportanlagen und Parkplätze
• Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Verleih von Fotofilmen und der Entwicklung von Fotografien

Was sollte eine vereinfachte spanische Rechnung enthalten

Die vereinfachte Rechnung sollte die gleichen Informationen enthalten wie eine normale Rechnung. Der Unterschied ist, dass sie nicht bei den spanischen Steuerbehörden registriert werden muss.

• Rechnungsnummer/ Serie
• Datum der Ausstellung
• Rechnungsdatum
• Ihre Steueridentifikationsnummer
• Beschreibung der versendeten Ware oder erbrachten Dienstleistung
• Mehrwertsteuerbetrag
• Gesamtbetrag

Ihre Steueridentifikationsnummer

Die Steueridentifikationsnummer ist in Spanien ein Schlüsselelement für die Steuerbehörden, um die Zahlung von Unternehmenssteuern zu überwachen. Sie ist eine wichtige Voraussetzung. Wenn Sie in Spanien ein Unternehmen gründen, sind Sie nach spanischem Recht verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer registrieren zu lassen.

Diese Steuernummer heißt Número de Identificação Fiscal oder NIF auf Spanisch. Mit Hilfe dieser Nummer lassen sich die Einkäufe und Ausgaben von Unternehmen zu Steuerzwecken sowohl im Inland als auch im Ausland verfolgen.

Spanisches Mehrwertsteuerrecht

Nach spanischem Umsatzsteuerrecht können Steuerpflichtige ihre Vorsteuer von der Ausgangssteuer abziehen. Außerdem dürfen sie die Vorsteuer einbehalten, die sie beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen entrichtet haben, die in direktem Zusammenhang mit ihrer steuerpflichtigen Leistung stehen.

Mehrwertsteuererstattungen und Steuererklärungen

Darüber hinaus können Sie eine Mehrwertsteuererstattung beantragen, wenn Sie in Spanien nicht zur Zahlung der Mehrwertsteuer verpflichtet sind. So können Sie beispielsweise eine Mehrwertsteuererstattung beantragen, wenn Sie in Spanien nicht als Steuerpflichtiger registriert sind. Für den Vorsteuerabzug oder die Rückerstattung der Mehrwertsteuer benötigen Sie die Rechnungen, die Sie ausgestellt oder erhalten haben.

Elektronische Rechnungen an staatliche Stellen

Wenn Sie für die spanische Regierung arbeiten, müssen Sie eine elektronische Rechnung einreichen. Eine elektronische Rechnung ist dasselbe wie eine Papierrechnung, nur dass sie dem Kunden in elektronischer Form übermittelt wird.

Mindestaufbewahrungsfrist

In Spanien sind Sie verpflichtet, Rechnungen mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren. Nach Ablauf dieser Frist können sie vernichtet oder recycelt werden. Die Steuerbehörden können Sie auffordern, Kopien Ihrer spanischen Rechnungen zu schicken, um zu prüfen, ob Ihre Steuererklärungen korrekt sind.

Ein Hinweis von SpainDesk

Unternehmen müssen für alle Umsätze Rechnungen ausstellen, die bestimmte Angaben wie das Datum, den Mehrwertsteuerbetrag und den Gesamtbetrag enthalten müssen. Darüber hinaus müssen die Unternehmen Kopien aller Rechnungen mindestens 5 Jahre lang aufbewahren.

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