Factures en Espagne : Types, formats, réglementations, etc.

Les factures en Espagne sont un élément important permettant aux autorités fiscales espagnoles de contrôler le paiement des impôts des entreprises. Elles documentent les revenus et les dépenses d’une entreprise et jouent un rôle clé dans les déclarations fiscales. Les factures sont également une source d’information précieuse pour les entreprises. Elles peuvent aider à suivre les schémas de dépenses, à identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits et à évaluer la rentabilité des produits ou services individuels.

Les factures sont un élément essentiel de l’activité commerciale et doivent être traitées avec soin pour garantir que toutes les informations requises sont incluses. Dans cet article, vous trouverez des informations sur le traitement des factures en Espagne.

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Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est l’enregistrement par un vendeur des biens ou des services vendus, de l’argent dû pour ceux-ci, et de tous les frais ou taxes supplémentaires qui doivent être payés. Le mot espagnol pour désigner la facture est « factura ».

Ce qui doit figurer sur la facture espagnole

Si vous exploitez une entreprise en Espagne, vous devez inclure certaines informations de base sur votre facture, telles que :

Nom de l’entreprise
Les coordonnées (adresse acheteur et vendeur)

Numéro d’identification fiscale
Numéro de facture unique
Date de la facture
Date à laquelle le paiement est dû et toute autre condition de paiement

Formes de paiement acceptables
Description des biens achetés et des services fournis, y compris le prix et la quantité

Montant de la TVA
Montant total

Vous devez indiquer le numéro d’identification TVA de vos clients si vous exportez des biens ou des services vers un État membre de l’UE.

La facture simplifiée

Les factures peuvent être simplifiées dans certains cas (également appelées tickets, notes de crédit et reçus). Les factures simplifiées peuvent être créées lorsque vous ne facturez pas une entreprise ou un entrepreneur, et dans les situations suivantes :

Quand pouvez-vous utiliser des factures simplifiées?

Les factures simplifiées ne sont utilisées que lorsque vous ne réalisez pas d’opérations commerciales avec des entreprises ou des entrepreneurs. Vous ne pouvez les utiliser qu’avec des particuliers, et dans les situations suivantes :

Montant inférieur à 400 euros: Lorsque le montant de la facture est inférieur à 400 euros, la facture peut être émise dans un format qui est considéré comme un reçu.

Facture rectificative: Les factures rectificatives sont créées lorsque vous devez apporter des modifications à une facture précédemment envoyée. Ce type de facture doit être utilisé lorsque l’étendue ou la quantité des biens ou des services est modifiée, ou si les prix sont modifiés, des ajouts sont effectués, des remises sont appliquées, les taxes changent, etc. Ces factures doivent inclure des informations sur la facture originale et les corrections apportées à celle-ci.

Entreprises ayant les activités spécifiques suivantes : La somme de la facture ne dépasse pas 3000 euros (TVA incluse) et font partie des catégories suivantes :

Vente au détail et services
Vente ou services d’une ambulance
Vente ou services au domicile du consommateur

Services de transport de personnes ou de bagages

Services de clubs, d’hôtels et de restaurants

Services téléphoniques comme les cabines téléphoniques ou l’utilisation de cartes

Coiffeurs, écoles de beauté, nettoyeurs à sec et blanchisseries

Les routes à péage, les installations sportives et les parkings

Services liés à la location de films photographiques et au développement de photographies.

Qu’est-ce qui doit figurer dans une facture simplifiée en espagnol

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La facture simplifiée doit contenir les mêmes informations qu’une facture normale. La différence est qu’elle n’a pas besoin d’être enregistrée auprès des autorités fiscales espagnoles.

Numéro de facture/série
Date d’émission
Date de facturation
Votre numéro d’identification fiscale

Description des biens expédiés ou du service fourni

Montant de la TVA
Montant total

Votre numéro d’identification fiscale

Le numéro d’identification fiscale en Espagne est un élément clé pour que l’administration fiscale puisse contrôler le paiement des impôts des entreprises. Il s’agit d’une exigence importante. Lorsque vous créez une entreprise en Espagne, vous êtes tenu par la législation espagnole d’être enregistré à la TVA.

Ce numéro fiscal est appelé Número de Identificação Fiscal ou NIF en espagnol. Ce numéro facilite le suivi des achats et des dépenses des entreprises à des fins fiscales, tant au niveau national qu’international.

Législation espagnole en matière de TVA

En vertu de la législation espagnole sur la TVA, les assujettis sont autorisés à déduire leur TVA en amont de leur TVA en aval. Ils sont également autorisés à conserver toute TVA en amont payée sur les achats de biens ou de services qui se rapportent directement à leur sortie imposable.

Remboursements de TVA et déclarations fiscales

À côté de cela, vous pouvez demander des remboursements de TVA si vous n’êtes pas tenu de payer la TVA en Espagne. Par exemple, les remboursements de TVA peuvent être effectués lorsque vous n’êtes pas enregistré en tant qu’assujetti en Espagne. Pour déduire la TVA ou les remboursements de TVA, vous devez disposer des factures que vous avez produites ou reçues.

Factures électroniques aux organismes publics

Si vous travaillez pour le gouvernement espagnol, vous devez présenter une facture électronique. Une facture électronique est identique à une facture papier, sauf qu’elle est transférée au client au format électronique.

Durée minimale de conservation

En Espagne, vous êtes tenu de conserver les factures pendant un minimum de 5 ans. Passé ce délai, elles peuvent être détruites ou être recyclées. L’administration fiscale peut vous demander d’envoyer des copies de vos factures espagnoles pour vérifier si vos déclarations fiscales sont correctes.

Un mot de SpainDesk

Les entreprises doivent produire des factures pour toutes les transactions, et ces factures doivent inclure certaines informations telles que la date, le montant de la TVA et le montant total. En outre, les entreprises doivent conserver des copies de toutes les factures pendant un minimum de 5 ans.

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